Ben je als zelfstandig ondernemer wel voorbereid op een calamiteit?

Auke Abbekerk BCM software Plaats een reactie

brandkast-met-documenten

Een stroomonderbreking, uitval van de internetverbinding, Word of Excel valt uit, Windows of je harde schijf crasht of je sluit een bestand zonder het op te slaan.

Dit zijn enkele voorbeelden van calamiteiten waarmee je als zelfstandig ondernemer wordt geconfronteerd op een ongewenst en onverwacht moment. Je bent net bezig met een offerte of een advies voor je klant dat vandaag nog de deur uit moet, dus uitval komt nu zeker niet gelegen.
In dit artikel worden 5 tips aangereikt die je als zelfstandig ondernemer zelf kan realiseren zonder dat het je geld kost. En hiermee kan je als ondernemer veerkracht tonen op die momenten waarop dit noodzakelijk is.

TIP 1: STROOMUITVAL

Ga bij je netbeheerder na of er op jouw adres stroomuitval is gemeld. Via de website van je netbeheerder kan je deze informatie opvragen. En als de stroomuitval niet op de website staat vermeld, meldt hem dan zelf telefonisch bij de netbeheerder aan.

Het is ook mogelijk om via een sms een update van de stroomuitval te ontvangen inclusief een datum + tijdstip voor herstel. Bij afmelding van de stroomuitval door je netbeheerder ontvang je een sms over het definitieve herstel.

TIP 2: UITVAL INTERNETVERBINDING

Indien je constateert dat de internetverbinding (vast of WIFI verbinding) niet werkt dan kan je dit melden bij je Internetprovider, bijvoorbeeld Ziggo.  Met behulp van je postcode en huisnummer kan je via de storingschecker opvragen of er sprake is van een bekende storing. Via deze webpagina wordt ook aangegeven wanneer de storing is opgelost.

Ook hier geldt dat als er geen storing is gemeld, je telefonisch deze bij je Internetprovider aanmeldt.

TIP 3: MAAK PERIODIEK EEN BACK-UP VAN JE BESTANDEN

Maak wekelijks een back-up van je bestanden op externe opslagmedia zoals een externe schijf, een USB-stick of in de Cloud (OneDrive, Dropbox). En als je gegevens frequenter bewerkt, kies er dan voor om tussentijds een back-up te maken. Een back-up kan je vanuit het Windows menu uitvoeren, je vindt deze optie terug onder Instellingen.
In het artikel wordt een tip gegeven dat je de back-up met een gratis tool SyncBackFree kunt automatiseren waardoor je kostbare tijd kunt besparen.

De belangrijkste persoonlijke bestanden waarvan een back-up gemaakt wordt, zijn:

  • Documenten (C:\Gebruikers\inlognaam\Documenten)
  • Favorieten van Internet Explorer (C:\Gebruikers\inlognaam\Favorieten)
  • Windows Contactpersonen (C:\Gebruikers\inlognaam\Contactpersonen)
  • Lees in het artikel Outlook hoe je e-mailberichten, contactpersonen en agenda veiligstelt

Het gaat hier om de bestanden met de extensie PST, zoals OUTLOOK.PST, uw-emailadres.PST en (indien aanwezig) ARCHIVE.PST.

TIP 4: BEVEILIG JE BESTANDEN (Word, Excel, Outlook, PowerPoint etc.)

Als je AutoHerstel inschakelt wordt je bestand, zo vaak als je wilt, automatisch opgeslagen. Als je dus al enige tijd aan het bestand werkt, maar vergeet je het bestand op te slaan of als stroomuitval plaatsvindt, dan bevat het bestand waaraan je hebt gewerkt, het werk dat je hebt gedaan sinds je het voor het laatst hebt opgeslagen.

Stap 1:
Controleer in Word, Excel, Outlook en PowerPoint of het selectievakje “De laatste automatisch opgeslagen versie behouden als ik afsluit zonder op te slaan” is ingeschakeld. Zie Bestand, Opties, Opslaan, Documenten opslaan.

Stap 2:
Stel waar nodig het aantal minuten voor de AutoHerstel-gegevens en de locatie van het AutoHerstel-bestand in.

Stap 3:
Herstelde bestanden worden automatisch geopend indien je het programma opnieuw start. Vergeet niet om dit bestand onder de juiste naam op te slaan.

De knop Opslaan is belangrijk. Klik regelmatig op Opslaan om er zeker van te zijn dat je meest recente werk niet verloren gaat.

TIP 5: OVERZICHT CONTACTPERSONEN

Bij TIP 1 is een netbeheerder en in TIP 2 de Internetprovider genoemd. Neem de naam en de contactgegevens van beiden in een Word document of een Excel sheet op.
En uiteraard geldt dit ook voor de gegevens van je klanten, de bank, de verzekeringsmaatschappij en je telefoonprovider.
En vergeet niet om dit document af te drukken zodat je altijd over een papieren versie beschikt.

 

Met deze 5 tips zorg je als zelfstandig ondernemer ervoor dat je bent voorbereid op een calamiteit. En daarmee kan je op een ongewenst en onverwacht moment veerkracht tonen. Je hebt immers over de situatie nagedacht en maatregelen getroffen. Dit moet je het vertrouwen geven dat je bij een calamiteit gerichte acties uitvoert, om je klantafspraken tijdig en goed na te komen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.